はじめに
内部統制やガバナンスという言葉には、どこか堅苦しく、現場のスピードを落とすものというイメージがつきまといます。
特に事業を前に進める立場であるCOOにとっては、邪魔な手続きに見えてしまうことも少なくありません。
しかし実務の世界では、内部統制が弱い会社ほど、あとから取り返しのつかないトラブルに直面します。
内部統制は現場の敵ではなく、現場が安心して走り続けるための土台です。
本記事では、内部統制をルールではなく実務としてどう設計すべきかを、COOの視点で整理します。
内部統制は不正対策ではなく経営の安全装置
内部統制というと、不正を防ぐ仕組みというイメージが先に立ちます。
もちろん不正防止は重要な目的の一つですが、それだけではありません。
内部統制の本質は、
会社が重大な事故を起こさずに走り続けられる状態を作ることにあります。
- 意思決定が暴走しない
- 数字が突然ひっくり返らない
- 誰か一人に業務が属人化しすぎない
これらを防ぐのが内部統制の役割です。
COOが内部統制を見るときは、不正防止という狭い視点ではなく、経営全体の安全装置として捉える必要があります。
内部統制を現場に押し付けると必ず形骸化する
内部統制がうまく機能しない会社には、共通した特徴があります。
それは、管理部門が作ったルールを、そのまま現場に押し付けていることです。
- 現場の実態に合わない承認フロー
- 現実的に回らないチェック体制
- 形だけそろえた規程と帳票
この状態では、現場はルールを守るふりをし始めます。
表向きは統制が取れているように見えても、水面下では例外処理だらけになります。
COOの仕事は、ルールを増やすことではありません。
現場が無理なく守れる統制に設計し直すことです。
COOが最初に見るべきは業務プロセス全体
内部統制を設計するとき、最初に見るべきなのは規程ではありません。
最初に見るべきなのは、現場の業務プロセスそのものです。
- どこで意思決定が行われているのか
- 誰がどの情報を持っているのか
- お金がどこを通って動いているのか
- 誰の判断で支払いが実行されるのか
この流れを把握しないまま統制だけを強化すると、必ずどこかで現場が詰まります。
COOは、業務の流れとお金の流れがかみ合っているかという視点で内部統制を見る必要があります。
属人化は内部統制の最大の敵
内部統制が弱い会社の多くで見られるのが、業務の属人化です。
- その人がいないと処理できない
- 手順が口頭でしか共有されていない
- 判断基準が人によって違う
この状態では、どれだけルールを作っても意味がありません。
属人化が進むほど、ブラックボックスが増えます。
ブラックボックスが増えるほど、不正やミスは発見されにくくなります。
COOは、まず属人化を崩すところから内部統制を始める必要があります。
承認フローは多ければ安心ではない
内部統制を強化しようとして、承認フローを増やしてしまう会社は少なくありません。
しかし承認が多すぎると、現場はスピードを失います。
その結果、形だけの承認や事後承認が増えていきます。
承認フローで本当に重要なのは、
どこで止めるかではなく、どこで責任を切るかです。
- 金額で責任を切る
- 取引類型で責任を切る
- リスクの大きさで責任を切る
この整理ができていない承認フローは、統制どころか業務のボトルネックになります。
COOは、統制とスピードの両立点を設計する役割を担っています。
内部統制は会計と現場をつなぐ翻訳装置
内部統制は、会計のための仕組みだと誤解されがちです。
しかし実務では、内部統制は会計と現場をつなぐ翻訳装置の役割を持ちます。
- 現場の取引がどう数字になるのか
- 数字の変化がどんな実務を意味するのか
この関係が見えなくなると、現場は数字を信用しなくなります。
その結果、会計と実務が分断されます。
COOは、現場の動きがどのように財務数字へ反映されるのかを、現場が実感できる形に整える役割も担っています。
内部統制は一度作って終わりではない
内部統制は、一度作れば一生使える仕組みではありません。
事業のフェーズが変われば、統制の形も必ず変える必要があります。
- スタートアップ期
- 成長期
- 上場準備期
- グループ経営期
それぞれの段階で、求められる統制の強さと形はまったく違います。
COOは、今のフェーズに合った統制かどうかを、常に見直し続けなければなりません。
まとめ
内部統制は、現場のスピードを殺すためのルールではありません。
現場が安心して走り続けるための安全装置です。
COOは、内部統制を管理部門の仕事として切り離すのではなく、事業そのものを守る実務装置として設計する必要があります。
業務プロセス、属人化、承認フロー、会計との接続、事業フェーズ。
これらをすべて横断して設計できる立場にいるのがCOOです。
内部統制の出来不出来は、そのまま会社がどこまで健全に成長できるかを左右します。
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